„Ha a menedzserek nem akarnak delegálni, akkor csinálják ők örökre!” – vagyis ha nem akarjuk kiosztani azokat a feladatokat, melyeket más is megcsinálhat, különösen, ha azt más dolga elvégezni, akkor kizárólag magunknak okozunk többletfeladatokat. Mindenkinek akad bőven dolga még akkor is, ha csak a saját feladataira koncentrál.

„Volt egy fontos munka, amit el kellett végezni, és Mindenki dolga volt ennek megcsinálása. Mindenki biztos volt abban, hogy Valaki el fogja végezni. Bárki meg tudta volna tenni, de Senki nem csinált semmit. Ezért Valaki nagyon mérges lett, hiszen ez Mindenki munkája lett volna. Mindenki azt gondolta, hogy Bárki meg tudná tenni, de Senki nem jött rá, hogy Mindenki mást csinál. Végül Mindenki vádolt Valakit, amikor Senki nem végezte el azt, amit Bárki megtehetett volna.” – a tanmese zsenialitása abban rejlik, hogy ha az általános alanyt megszemélyesítjük, akkor mindjárt másként látjuk az eseményeket. A delegáció lényege pontosan ez: megszemélyesíteni a feladatot. „Arra gondoltunk, hogy valaki hozhatna nekünk innivalót a boltból.” – ha erre kérdésre nem válaszolunk vissza, hogy „Értem, és egyben pont énrám gondoltatok?” – akkor ez a dolog csak úgy lógva marad a levegőben, és soha nem megy el Senki a boltba.

Mindenkinek vannak olyan területek a munkájában, életében, melyeket nem neki kellene intéznie, mégis ő végzi el, mert lehet, hogy egyszerűbbnek találja. Sokszor az is. Máskor azonban olyan terheket veszünk magunkra, melyek megnehezítik az életünket, és aztán jön a kimerültség, a kiborulás…

Miért kell delegálni?

Hogy ne legyünk túlterheltek, ne merüljünk ki, ne kapjunk idegösszeomlást.

A delegálás nem (vagy talán „sem”) csodaszer. Viszont eszköz. Végeztek egy számítást, melyben a különböző élőlények által megtett utat hasonlították össze az általuk ehhez felhasznált energiával. Ezen a listán az ember futással és gyaloglással nagyon rossz helyen, majdnem a sereghajtók között volt. Azonban valakinek támadt egy ötlete: „Nézzük meg, hogy mi történik, ha a tesztalanyunk biciklin ül!” – és ebben az esetben az emberi lény már toronymagasan vezetett. Az igazi hatékonyság tehát abból származik, ha használjuk az eszközeinket. Ilyen eszköz a delegáció is.

Ráadásul két irányba hat: ha ügyesen delegálunk, akkor egyrészt sokkal többet tudunk elvégezni, jobban mondva elintézni – kollégáink nem elhanyagolható segítsége mellett, másrészt erősíthetjük azt, hogy megbízunk bennük, taníthatjuk őket újabb határok meghódítására, és felemelhetjük őket azzal, hogy a jól elvégzett munkához motivációt is biztosítunk.

Mikor delegáljunk?

A legelső dolog, amit tisztáznunk kell minden feladattal kapcsolatban, az, hogy ezt tényleg nekünk kell-e elvégezni. Ez nem feltétlenül azt jelenti, hogy tényleg a mi feladatunk. Lehet, hogy olyan dolog, amit egyszerűbb vagy praktikusabb, ha mi oldjuk meg. „Drágám, kiviszed a szemetet?” – „Hát persze!”. Ezzel nem szaporítjuk a gondjainkat, és még jó pontokat is szerezünk. Vannak tehát olyan feladatok, amiket nem delegálunk. Mondjuk azért, mert nekünk kell elvégezni.

Az angol-szász kultúrában jól ismert kifejezés a "Monkey Business", ez az olyan időrabló tevékenységekre utal, melyeket meg kell ugyan csinálni, de nem nekünk. Miért nem nekem? Erre több indok is lehet. Az első az, hogy másvalaki jobban és gyorsabban meg tudja csinálni, mert jobban ért hozzá. „Olyan nincs. Én értek a legjobban mindenhez!” – rendben, akkor csináld te, de ne panaszkodj, hogy túl sok a dolgod vagy, hogy hülyékkel vagy körülvéve. Másik ok lehet, hogy nem tartozik a munkakörömhöz.

Egyik barátom örökérvényű mondása: „A cégvezető feladata az, hogy vezesse a céget!” – vagyis nem az, hogy elvesszen az apró teendők erdejében, hanem az, hogy nagyvonalakban útmutatást adjon a kollégáinak arra, hogy hogyan kell azokat elvégezni. De lehet az is ok, hogy egyszerűen nem fér bele az időmbe, ezért megbeszélem egy másik kollégával, hogy végezze el ő a feladatot, és így nem csúszunk ki a határidőből. És ismerjük be őszintén, van olyan, hogy nem értünk hozzá. Nagyon hasznos, ha az ember új feladatkörökben is kipróbálja magát, és vért izzadva megfelel a kihívásnak. Ezzel bebizonyíthatja, hogy képes nagyobb feladatokat is elvégezni, méltó a bizalomra, képes fejlődni, és rengeteget tanul is belőle. Viszont nem minden nap és nem minden feladattal kell újabb szintekre lépnünk, mert azzal csak szétforgácsolnánk az energiánkat, és olyan dolgokat tanulnánk meg, melyekre soha nem lesz szükségünk.

Hogyan delegáljunk?

Volt szó már róla, hogy ha ügyesen delegálunk, az jó hatással lehet a munkatársainkra is. Hogyan kell hát akkor ügyesen delegálni? Először is: a delegálásnak egyértelműnek, személyesnek és időben is meghatározottnak kell lennie. Az én munkatársaim már nevetnek rajta, (de ugyanakkor egyetértenek velem) ha felhívom a figyelmüket arra, hogy a kérésüket feltételes módban fogalmazták meg. Sokan úgy gondolják, hogy a feltételes mód alkalmazása udvariasságot jelent: „Nem lehetne, hogy…?” – valójában nem annyira udvarias, mint amennyire furcsa (ha jól belegondolunk). A helyes válasz az lehetne erre a kérdésre, hogy: „De, lehetne. Úgy is legyen?” – tudom, hogy ez már tényleg udvariatlan, de minden feltételes módban elhangzó kérés eredménye a bevezetőben írt tanmeséhez hasonló eredményt hoz. Ezért javaslom az alábbi fordulatok kategorikus elutasítását: „Azt kellene tenni, hogy…”; „Valakinek meg kellene csinálnia…”; „Mikor lehetne…?”; „Jó lenne, ha…”; „Megegyezhetünk abban, hogy…?”; „Megpróbálnád…?” – Nem. Nem. Nem. Ezzel minden feladatot, minden felelősséget, minden időbeliséget csak elkenünk. „Igen, de akkor hogy legyek mégis udvarias?” – hadd mutassam meg egy példával. Tegyük fel, hogy a főnök azt a feladatot adta nekünk, hogy vegyük rá az ügyfelet, utalja át a pénzt még ma délután. Udvariaskodó, feltételes módban ez így hangzik: „Át tudnátok utalni még ma délután a pénzt?” – át, de nem fogjuk… Használjuk helyette egy semmivel sem udvariatlanabb formát: „És akkor délután átutaljátok a pénzt?” – vagy még udvariasabb, de felszólítóbb formában: „És arra kérlek, hogy délután utaljátok át pénzt.” – esetleg hozzátehetjük, hogy: „mert ingyombingyom táliber…”

Minden feltételes módban megfogalmazott kérés arra ösztönöz (tudat alatt), hogy a hallgató olyan választ adjon rá, amiben kifejezi, hogy a lehetőség adott, de a cselekvésre nem biztos, hogy sor kerül.

Milyen a jó delegálás?

„Delegating works works, provided the one delegating works works.” - ez a zseniális mondás sajnos nem fordítható frappánsan magyarra, de a lényege az, hogy „A delegálás csak akkor működik, ha az is dolgozik, aki delegál.” - vagyis a delegálás lényege nem az, hogy az összes munkánkat kiosszuk másnak. A saját feladatunkat nekünk kell elvégezni.

A jó delegálás felvázolja a helyzetet, és arra vár reakciót a címzettől. Vagyis: „Ahhoz, hogy … megtörténjen, arra kérlek, hogy…-ig intézd el, hogy … Rendben?” – persze jóval hosszabb formában, jóval részletesebben, sőt akár még udvariasabban is (de feltételes mód nélkül). Ezek után a címzett reagál. Na, itt kell nagyon odafigyelni, mert ha nem jól reagál, azzal megint csak elkenjük a feladatot, a felelősséget, a határidőt. A legjobb válasz az, hogy: „Rendben.” – akkor erről készíts feljegyzést, és küldd el neki e-mailben, hogy miben állapodtatok meg. Akár a meeting összefoglalójába is írhatod. Jó válasz lehet az is, hogy „Ezt nem tudom elvállalni, mert…” – és ha itt olyan ok szerepel, amin tudunk változtatni (pl.: további információra van szükségem, nincs hozzá eszközöm, szükségem van még valaki más segítségére, stb.), akkor pontosítsunk, vagy biztosítsuk a lehetőséget, és fordítsuk át „Rendben.”-re a választ. Lehet az is, hogy a munkatársunknak van egy alternatív javaslata. Mérlegeljünk, és vagy fogadjuk el a javaslatot vagy győzzük meg, hogy a mi javaslatunk jobb.

Mik a rossz válaszok, melyeket kezelni kell?

Legtöbbször ezek a válaszok valójában azt jelentik, hogy nem vállalta el a munkatársunk a feladatot, csak nem merte ezt a szemünkbe mondani. Ezek így kezdődnek: „Megpróbálom…”; „Meglátjuk…”; „Talán…”; „Még átgondolom…” – mindegyik egy teljes világnézetet ír le.

De mit válaszoljunk ezekre? Először is: „Tudod mit mondott Yoda, nem? Ne próbáld! Vagy tedd, vagy ne tedd, de ne próbáld!” – ezt én már többször alkalmaztam, és mivel a Csillagok Háborúja sorozat annyira része kultúránknak, mindig jól sült el. Természetesen van olyan kapcsolat, ahol eszembe sem jutna ezzel „próbálkozni”. De az ilyen jellegű válaszok esetében mindig reagálni kell, különben Bárki azt gondolhatja, hogy Valaki majd csak megcsinálja a feladatot.

Pontosítsunk! „Mi kell még ahhoz, hogy biztosan meg tudjad csinálni?”. Kérjünk időpont meghatározást! „Mikor küldöd el a válaszodat?”. Adjunk alternatívát! „Akkor inkább legyen úgy, hogy…”. Biztosítsuk a feltételeket! „Ha … lesz, akkor elvállalod?”.

Persze a pozitív válasz még nem jelenti azt, hogy a feladat el van végezve, de az iménti válaszok esetén nincs számon kérhetőség. Ha viszont számon tudjuk kérni az ígéreteket, akkor teret adunk a motivációnak is. A jó vezető vezet, a „főnök” utasítgat. A delegáció azonban nemcsak alárendeltségi viszonyban működik. Még a rangban felettünk állót is lehet delegálni. Például megszervezek egy találkozót egy nekem fontos ügyféllel, és utána megkérem a felettesemet, hogy vezesse ő a tárgyalást. Vezessük hát sikerre munkatársainkat úgy, hogy bizonyos feladatokat átadunk nekik!

Legközelebb arról lesz szó, mit tehetünk, ha mi kapjuk a feladatot, pedig nem nekünk kéne.