„Csináld meg, légy szíves ezt a kimutatást a főnöknek helyettem!” – „Nem.” – „Szaladj le a kisboltba nekem egy csokiért!” – „Nem.” – „Hozd el a fiam csomagját a postáról!” – „Nem.”

Előzőleg arról volt szó, hogy vannak olyan feladatok, amiket nekünk kell elvégezni, és vannak olyanok, amiket delegálhatunk. A delegálás nagyon hasznos dolog, és nagyban segítheti a munkavégzésünk hatékonyságát, de máskor pont azzal leszünk hatékonyak, ha felismerjük, hogy ez nem a mi „ingünk, nem kell magunkra venni”. Honnan lehet felismerni ezeket?

1. nem munkaköri feladatunk (a munkakör folyamatosan változik mindenkinél, de azért tudhatod, hogy könyvelőként nem neked kell a marketingüzenetekkel foglalkozni)
2. másvalaki feladata, amit „le akar passzolni” – ez különösen olyankor visszás, ha utána még „ékeskedik is az idegen tollakkal”
3. olyan feladat, amiről úgy érzed, hogy nem adhatod ki a kezedből – erről már a delegálással kapcsolatban beszéltünk, de hadd álljon itt most annyi, hogy „de, igen”
4. olyan dolog, amit ugyan „Akárki” elvégezhetne, de – úgy érzed – csak akkor lesz kész, ha kezedbe veszed az irányítást, és megcsinálod te (mondjuk feltakarítani a konyhában a mások által kiöntött kávét)
5. olyan magánjellegű feladat, amit ugyan elvégezhetsz jófejségből, de gyakorlatilag semmi közöd hozzá (például elhozni a főnök gyerekét az óvodából)

Ezek a feladatok nagyon szerteágazóak lehetnek, de mindenképpen olyan dologról van szó, ami a mi hatékonyságunkat rontja, és még „jó pontokat” sem gyűjthetünk vele, nem segíti a szakmai fejlődésünket, nem tanulunk belőle. Persze ha előmozdítja a szakmai fejlődésedet, amikor a főnök öltönyét te hozod el a tisztítóból, az más. (De ez esetben szerintem nézz más munkahely után.)

OK. Nagyon okos vagy, tényleg eszméletlenül bosszantó, hogy ilyenekkel jönnek a munkatársaim (a főnökömről nem is beszélve), de hogy mondhatnék nekik nemet? Azzal megbántanám őket, és akkor beírják a „fekete pontot” a nevem mellé.

Hát igen. A legnagyobb baj az, hogy már „elkényeztetted” őket, és megszokták, hogy bármivel fordulhatnak hozzád, mert te úgyis megcsinálod. Van egy olyan ismerősöm, aki még vezető beosztásban is rendszeresen elvállalt mindenféle dolgot, amivel csak megkeresték, mert úgy érzi, hogy az egész világa összeomlana, ha nemet kellene mondani. Ő így szereti az embereket. Nagyon hosszú téma lehetne, hogy az igazi szeretet nem ez…

Milyen veszéllyel jár, ha nem tudunk nemet mondani?

Mielőtt válaszolok arra, hogy hogyan lehet visszautasítani az ilyen kéréseket, nézzük meg, hogy milyen hatással van ránk, ha mindent elvállalunk:

1. túlterheltség – Neked is 24 órából áll egy nap, nem? Nem mindegy, mire szakítasz belőle időt.
2. beskatulyázás – Tudják majd, hogy te nem mondasz nemet, ezért mindent hozzád irányítanak. „Majd a Kati megcsinálja. Ő mindig mindent elvállal.”
3. kiborulás – „Sík ideg vagyok. Már megint én takarítok a többiek után a konyhában, mert nem képesek a csészéjüket berakni a mosogatógépbe!” – „Ha még egyszer én hozom el a Zoli bringáját a szervizből, akkor a fejéhez vágom!”
4. elértéktelenedés – „Úgy érzem, hogy velem bármit meg lehet tenni ennél a cégnél…”

Ha magadra ismertél, akkor mindenképpen gondolkozz el, hogy miért alakultak így a dolgok. Talán azért, mert nagyon lelkiismeretesen végzed a feladataidat, és úgy érzed, hogy ebben nincs társad. Próbálj meg egy kicsit lazítani, inkább a saját dolgaiddal foglalkozni, és nem azzal, hogy ki mit miért nem csinált meg. Ha te mindent megtettél, akkor nincs miért bosszankodnod.

Mit mérlegelj, mielőtt nemet mondasz?

Sokan úgy gondolják, hogy önző dolog nemet mondani, hiszen ilyenkor arra koncentrálunk, ami nekünk fontos, és ez nem kelti a megbízhatóság látszatát, pedig valójában pont arról van szó, hogy tiszteletben tartjuk az egyéb elkötelezettségeinket, és nem akarunk mindent felborítani azért, hogy a végén „tele legyen a padlás ígéretekkel”, de nem hajtottunk végre semmit. Az kelti csak igazán a megbízhatatlanság látszatát, ha túlvállalod magad, és nem végzed el a legfontosabb teendőidet. Ráadásul, ha te nemet mondasz, azzal lehetőséget adsz másoknak arra, hogy tanuljanak. „Ne fogjál neki halat, mert akkor mindig hozzád fog jönni, ha halat akar enni. Tanítsd meg inkább halat fogni.” – és mindketten hatékonyabban végzitek majd a munkátokat.

Nézd meg, hogy milyen kötelezettségeid vannak jelenleg, és hogy azok mellé be tudod-e illeszteni a szóban forgó ügyet. Ha van olyan feladat, ami nem a tiéd, mégis elvégezted, akkor nem muszáj megszokásból megint vállalnod. Ha mindig te szervezted meg az ökörsütést a nyári partin (és amúgy nem vagy menedzserasszisztens, vagy hasonló), akkor azzal, ha idén nem vállalod ismét, lehetőséged adódik új dolgokat kipróbálni. Például megszervezheted az ügyességi játékokat. Vagy beszélgethetsz végre a kollégákkal.

Kérdezd meg magadtól, hogy neked mennyire fontos az a feladat. Apám mindig azt szokta mondani: „Fiam, ami neked 100%-ban fontos, a következő embernek már maximum 50%-ban, a harmadiknak pedig maximum 25%-ban. És ez még a jobbik eset.” – gondold tehát végig, hogy magadénak tudod-e érezni a feladatot vagy lesz belőle egy 50%-os ügyed, ami a lassú, de biztos bukás felé halad.

Hasonlítsd össze a várható eredményt a várható stresszel. Ha úgy érzed, hogy a feladat elvégzéséből többet profitálsz, mint amennyi energiádba kerül (pl.: készítesz egy kávét a munkatársadnak, aki ettől elolvad), akkor vállald. Ha az idődbe nem fér bele, felborítja a menetrendedet, és ráadásul nem is profitálsz belőle (nem tanulsz meg fontos, új dolgokat; nem szerzel „jó pontot”, stb.), akkor pedig nyugodtan utasítsd vissza.

Hogyan mondj nemet?

Először is beszéljük meg a technikát, amit alkalmazni kell.

1. Figyelmesen és segítőkészen hallgasd meg a kérést. Ezzel már az elején jó benyomást keltesz, és nem fogja úgy érezni, hogy hiába jártatja itt a száját.
2. Ne bonyolítsd túl. Próbáld meg a lehető legegyszerűbben megfogalmazni az elutasítást.
3. Indokold meg. Az indokot is tisztelettudóan kell tálalni, nem lehet azt mondani, hogy „Mert csak.” – de erről még kicsit később.
4. Tarts ki a döntésed mellett. Ne hagyd, hogy az a kép alakuljon ki rólad, hogy mindig csak kéreted magad. Ne felejtsd el azt sem, hogy megkértek valamire, így igazából te teszel szívességet, ha elvállalod. Ha ez nem egy utasítás a felettesedtől, akkor jogod van a saját idődet úgy beosztani, ahogyan te hatékonynak látod.
5. Hagyd nyitva az ajtót. Ha olyan jellegű dologgal keresnek meg, amit más körülmények között szívesen elvállalnál, akkor fejezd ki, hogy legközelebb, más körülmények mellett nagyon szívesen segítesz.

Mivel indokoljuk meg?

Az indoklás azért fontos, mert így áthárítod a felelősséget. Nem azért mondasz nemet, mert ilyen kedved volt, vagy mert te vagy a gonosz munkatárs, hanem azért, mert külső körülmények miatt nem mondhatsz mást.

1. Hivatkozz a többi feladatodra. Ezzel egyben azt is bemutatod, hogy ha valamit elvállalsz, azt komolyan gondolod.
2. Most nem alkalmas az időpont. Nem kell rögtön „eldobnod kapát, kaszát”, azért mert szóltak hozzád. Ha éppen nyakig elmerültél egy feladat elvégzésében, és az teljesen leköti a figyelmedet, akkor ne hagyd abba, mert lehet, hogy egy 5 perces kiesés miatt fél óra, mire újra beleásod magadat a témába. Javasolj egy másik időpontot (hátha addigra meg is oldódik nélküled).
3. Kérj gondolkodási időt. Persze a gondolkodási idő kérése még nem jelenti azt, hogy nemet mondtál, én is többször mondtam már igent olyan dologra, amit előtte átgondoltam, de lehetőséget biztosít, hogy végiggondold az esetleges visszautasítás okait.
4. Lehet az is, hogy képtelen vagy elvégezni a feladatot. Ha például törékeny nőként arra kérnek, hogy vidd fel a zongorát a második emeletre, akkor könnyen nemet tudsz mondani. De vannak nem ennyire egyértelmű esetek, és olyankor is lehet a képességeinkre hivatkozni. Inkább ismerd be az elején, hogy nem tudod megcsinálni, minthogy súlyos bukás legyen a vége, ami akár az egész cég számára veszteséget okozhat.
5. Delegálj. Előző témánk a delegálás volt. Kiváló lehetőség delegálni azokat a feladatokat, amiket nem tudunk, vagy nem akarunk megcsinálni. „A Józsi múltkor úgy megcsinálta ezt nekem, hogy szerintem jobban jársz, ha egyből hozzá fordulsz.” – ezzel nemcsak magadról hárítasz el egy terhet, hanem jó tippet adsz a kollégának, „Józsit” pedig felemeled, növeled a tekintélyét.

Akármi legyen is az indok vagy a körülmény, ami miatt nemet mondasz, mosolyogj, és mondd, hogy „Nem. Nem. Nem.”