A "time-management" témakörében most csak azzal szeretnék foglalkozni, hogy mik azok a tevékenységek, melyek nagyon sok időt vesznek el a tényleges munkavégzéstől. Ez egy nagyon speciális vetülete az időgazdálkodás kérdésének, a további ezzel kapcsolatos témákat, tanácsokat későbbi írások során „boncolgatom”.

Sokan vannak, akik tényleg nem fecsérelik drága idejüket felesleges dolgokra, mert rájöttek, hogy nem tehetik. Ha rád egyik dolog sem igaz az alább felsoroltak közül, akkor kezeld „akinek nem inge, ne vegye magára” alapon ezt a bejegyzést.

Ha megvizsgáljuk időarányosan, akkor azt tapasztaljuk, hogy életünk legnagyobb részét a munkahelyünkön töltjük, ezért nem mindegy, hogyan tesszük ezt. A gazdasági helyzet, a verseny rákényszerít minket, hogy sokat dolgozzunk, mert sok a feladatunk. A rengeteg túlórázás elsősorban annak köszönhető, hogy készen akarunk lenni a feladatainkkal, meg akarjuk oldani az ügyeinket. De miért van az, hogy mégsem férünk bele a munkaidőbe? Annyira sok a feladatunk? Igen, meglehet. Legtöbben azonban elpazaroljuk az időt, és ezért nem férünk bele a napi rutinba. Mivel töltjük a munkaidőt a tényleges munka helyett?

E-mailek

Rengeteg e-mail érkezik naponta a postafiókunkba. A hatékony time-management egyik nagyon fontos témája az e-mailek kezelése, melyről több külön értekezést lehetne írni, így most csak nagyon röviden érintem.

A napi 50-100 (vagy több) e-mail közül, amellyel minket bombáznak, nagyon kevés az, amivel azonnal és gyorsan foglalkozni kell (legjobb esetben is csak napi 1-2). Ezért jelentékeny időmennyiséget tudunk felszabadítani azzal, ha fontossági sorrendet állítunk fel az ügyek között, és ebben az első helyet az foglalja el, amivel éppen foglalkozunk. Én két monitoron dolgozom, az egyiken az e-mailek vannak, ezért elég egy pillantás a második monitorra, és már folytathatom is a munkát. Ha úgy érzed, hogy bármilyen ehhez hasonló impulzus eltereli a figyelmedet, akkor addig ne is nyisd meg a levelezést, amíg be nem fejezted azt, amivel aktuálisan foglalkozol.

Tudom, hogy lesznek olyanok, akik oda fognak jönni hozzád, vagy felhívnak telefonon, hogy „Két perce küldtem azt az e-mailt, és még mindig nem válaszoltál rá!” – de ne engedj az ilyen presszióknak, mondj nemet.

Késői beérkezés

„Főnök, ma később érkeztem be, ezért korábban megyek haza.” – Ha te későn jársz dolgozni, azzal önmagában még nincs baj. Viszont sokszor hallottam már azt is, hogy „Tegnap fél nyolcig voltam benn.” – persze azt nem tette hozzá a tisztelt munkavállaló, hogy tízkor jött be (tehát bruttó 9,5 órát töltött benn). Egy másik kolléga ugyan fél hatkor távozott, de fél nyolckor bent volt (ez bruttó 10 óra). Nem mindenki gondolja úgy, hogy reggel, friss fejjel hatékonyabb az ember, pedig tényleg sok mindent el lehet intézni, amikor még csendes az iroda. Ez ráadásul elégedettséget is ad, mert mire a többiek bejönnek, már egy csomó mindent elintéztél. És – mivel a többiek még nincsenek benn – jóval kevesebb az olyan tényező is, mely elterelheti a figyelmedet. Ha hozzá vagy szokva, hogy későn érkezel, és későn távozol, akkor, ha egyszer korán bemész dolgozni, és korábban haza is mész, úgy fogod érezni, mintha fél nap szabadságot vettél volna ki. Pedig ugyanannyi időt töltöttél benn.

Internet, Facebook

„Csak gyorsan megnézem ezt a blogbejegyzést.”; „Annyira érdekes videót kaptam az előbb, ezt még gyorsan megosztom.”; „Hú, mi történt az Erzsivel, láttad a Facebook-on?” – és persze hosszan sorolhatnánk: hírpoltálok, képmegosztók, közösségi site-ok, stb. Sok olyan van ezek közül, melyek a munkánk részét képezik (céges Facebook oldal), vagy segítik a kapcsolattartást az ügyfelekkel (LinkedIn). De azért ne álltassuk magunkat: nem minden ilyen tevékenység munka. És ezzel nem azt akarom mondani, hogy nem volna szabad semmi ilyennel foglalkozni, csak azt, hogy nagyon sok időt elrabolhat. A legjobb az, ha előre meghatározzuk, hogy mennyi időt fordítunk rá. Ehhez vannak nagyon jó segédprogramok (pl.: RescueTime), melyek képesek nemcsak figyelni, hogy mennyi időt töltünk el egyes website-okon, hanem egy előre meghatározott idő után „el is zárják az internet csapját”. Javaslom, hogy próbáld ki, eddig mindenki megdöbbent, amikor szembesült az adatokkal. Nem véletlen, hogy a nagy cégeknél sok oldal (mondjuk YouTube) elérése le van tiltva.

Játékok

A passziánszban, a Zumában vagy a Conter Strike-ban vagy a legjobb? Esetleg a World of Warcraft-ban? Általában azok, akik sokat dolgoznak, nem szoktak játszani munkaidőben, de azért több ügyfélszolgálaton láttam már, hogy az "üresjáratok" ideje alatt keményen nyomták. Hallottam már olyat is, hogy a munkaidő végén beindult az online játékbajnokság egy cégnél. De ugye ezt nem számolod bele a munkaidődbe? 

Dohányzás, kávészünet, ebédszünet

A számítógép előtt dolgozó munkavállalókat törvény szerint negyedóra szünet illeti meg óránként. Ez – mivel ma már szinte mindenki számítógép előtt ül – téged is megillet. Mégis azt tapasztalom, hogy vannak olyan munkatársak, akik ezt az előírásokon túl is kihasználják. Sok évvel ezelőtt irodavezető voltam egy cégnél, ahol azt tapasztaltam, hogy a dohányzó munkatársak munkaidejük túlnyomó részét a kapu előtt töltötték, és dohányoztak. Amikor ezt szóvá tettem, kitört a palotaforradalom. Biztos könnyen beszélek én, aki nem dohányzom, de nekem is van egy hasonló kötődésem: nagyon szeretem a jó kávét. De mindegy is, hogy milyen jogcímen töltesz el túl sok időt, a lényeg, hogy ne tedd. Nyugodtan mérd le ezt is stopperrel, és meg fogsz döbbenni. Ne mondd el a főnöködnek, de vedd figyelembe, hogy hatékonyabbá válhass. Gyorsabban is el tudod szívni a cigit, munka közben is megihatod a kávét.

Egyik munkahelyemen a frissen belépett kolléga mondta, hogy „De hát egy óra az ebédszünet, nem?” – mindenki nevetve összenézett, majd megkérdezték, hogy honnan hallotta ezt. Kiderült, hogy a főnök mondta. Erre azt válaszolták: „Ja, igen, a Ferinek annyi. Neked inkább csak fél óra.” – nem biztos, hogy olyan messzire kell menni ebédelni, vagy azon a helyen kell enni, ahol sokáig tart. Persze az üzleti ebéd vagy egy-egy baráti traccsparti nagyon jó dolog (is tud lenni), de ha hatékony akarsz lenni, akkor ne csinálj belőle rendszert.

Várakozás meeting előtt

Érintőlegesen már volt szó erről is, ezért most csak annyit jegyzek meg, hogy nemcsak a hatékonyságot csökkenti, hanem rendkívül demoralizáló is, amikor várni kell valakire. Ráadásul egyszerű fejszámolással is kimutatható veszteséget okoz a cégnek.

Magánügyek

Társadalmunkban komoly kultúrája van annak, hogy a magánügyeinket munkaidőben intézzük. Természetesen vannak olyan dolgok, amiket muszáj elvégezni (bejelentkezés az orvoshoz, csekk befizetése, stb.), de nem mindegy, hogy mennyi idő telik el ezekkel, mennyire rendszeres ez.

Amikor valaki „közbeszól”

Többnyire nem is vesszük észre, hogy milyen fennakadást okoz „egy kis apróság”, ami kizökkent a munkafolyamatból. Ha jól végezzük a munkánkat, akkor eljuthatunk egy olyan állapotba, amikor szinte megszűnik a külvilág, és teljesen elmerülünk abban, amivel foglalkozunk. Ez a legkívánatosabb állapot, azonban nagyon törékeny. A „Kinyomtatnád nekem azt a levelet?”; a „Nézd meg ezt a képet!”; és a további ehhez hasonló apróságok teljesen kizökkentik az embert, és sokszor 4-5 perc is beletelik, míg újra el tudsz merülni a munkádban. Ez bruttó 10 perc kiesés. Ha ez félóránként megtörténik…

Egy elképzelt munkavállaló egy történet szerinti munkahelyen rendszeresen beírta a megosztott naptárába, hogy „TSM”, és egy órát allokált erre az eseményre. Végül a kollégái megkérdezték, hogy mi az a TSM, amiért nem sikerült bejegyezni egy közös meetinget. „Találkozó saját magammal!” – Lehet, hogy nem tudsz elvonulni egy külön irodába, ahol „találkozol saját magaddal”, de mindenképpen alakíts ki olyan időszakokat, amikor nem fogadsz telefonhívásokat, és nem figyelsz oda a figyelmedet elterelő dolgokra. Tanulj meg nemet mondani ezekre.

„A tökéletes ne legyen a jó akadálya”

És nagyon sokszor azzal telik el az idő, hogy csiszolgatjuk, reszelgetjük az elkészült munkát. Pedig az esetek túlnyomó részében nincs szükség a tökéletes munkára. Ha egy belső kimutatást készítesz a főnököd számára, akkor az a lényeg, hogy az információk, az adatok helyesek legyenek, és így megalapozottan tudjon döntést hozni. Sokszor órákat töltünk olyan dolgok csinosítgatásával, amit a címzett utána maximum egy perc alatt elintéz. Vannak olyan esetek, amikor nem elégedhetsz meg a tökéletesnél kevesebbel (prezentáció, sajtónyilatkozat, stb.), de a feladatok többségénél elég az is, ha a „megrendelő” (főnököd, munkatársad, ügyfeled, stb.) számára még elfogadható minőségben adod ki a munkát a kezedből, figyelve arra, hogy a tények, adatok helyesek legyenek. És már is továbbléphetsz a következő feladatra.

A fenti lista nem feltétlenül teljes, és nem akarom azt mondani, hogy szerintem bármelyiket tilos lenne munkaidőben végezni. A törvény is előírja a kisebb szünetek lehetőségét. Az azonban kulcsfontosságú, hogy mennyi idő megy el ezekkel. Ha ezekben a témákban odafigyelsz, és okosan használod fel a munkanapot, rá fogsz jönni, hogy sokkal több feladatot el tudsz végezni, kiegyensúlyozottabb és eredményesebb leszel.